作为公司内部主要的联络方式,每天我会收到两百封以上的邮件,安排的任务、分享的最新信息一般都通过 Outlook 这个窗口送达。几年下来,20G 的邮箱空间早已捉襟见肘。如何不被邮件淹没,并从其中快速甄别出需要紧急处理的内容,成为了我第一个考虑的问题。
邮件自动分类
根据自身的经验,我先给每天的邮件进行了分类。收到的两百多封邮件中,约10% 的邮件都是群发的通知、公告和系统生成的邮件,这类邮件占空间小,但是数量多;无须我注意也无须我采取任何动作。我专门在 Outlook 中新建了一些以「zz」开头的文件夹(使其在文件夹列表中沉底),并设置规则将他们直接已读、归档。我一般会在有空的时候去看看,当作娱乐活动,或者索性等待系统过了几个月后自动删除。
另外,还有约 10% 的邮件是我一定要停下手头工作立即查看的,比如来自我老板的邮件。这时我需要及时地得到强提醒。我司使用的 Blackberry Work 手机软件就有这个功能。我将我的老板设为我的 VIP 联系人,并设置通知规则。这样,每次有老板发送的邮件时,我的手机就会用一种不一样的铃声提醒,在通知中也会加上星号以示提醒。
由于我司对于邮箱的限制,邮箱软件亦无法与手机的日历打通,因此,我做出了一个艰难的选择:将个人的一些安排也放在公司的日历当中。比如和朋友约了饭局,或者预约了看病等,我都将它记录在了公司的 Outlook 中。这样一来,不仅自己能够从一个程序中直观地看到自己所有的安排,而且其他同事在约我开会的时候,也能够知道我这段时间已经有安排了,减少了会议冲突的概率。但这样安排的坏处就在于,自己的私人生活和工作紧密地捆绑在了一起,就算是私人的活动也需要打开公司邮箱。
在手机上的负一屏,邮箱可提供了小程序可以现实接下来的日程安排,一目了然。
颜色分类
其次,我利用 Outlook 自带的颜色分类功能,给自己的日历设计了一套 Colour code:比如,内部会议是默认的淡蓝色,与客人的会议是深紫色,私人事件是橙色。自己在查看日历的时候也会一目了然,对接下来的安排有个直观的概念。这也从根本上避免了自己忘了这是一个和客户的会议,而贸贸然没有任何准备就拨入电话的情况发生。