Outlook提高日常办公协作及邮件管理效率的“15个技巧”

没有你的城市

作为职场人士日常办公中一定少不了与邮件打交道的场景，有人习惯用QQ邮箱解决一切，但是作为全球使用人数第2多的outlook邮箱客户端，到底有哪些鲜为人知的邮件管理效率小技巧呢？


一、邮件功能

• 在日常办公邮箱发送中，许多职场小白都经历过错吧密件抄送当做抄送使用的场景。作为邮件发送者，一定要清楚主要收取邮件的人是不是该事件的第一干系人，不要因为是要给领导发的就错把领导放在收件人，而执行干系人放在抄送对象中。
  

• 一封邮件的主题一定需要简明扼要的能展现整封邮件的目的主旨，切记在主题中进行“微博转发式聊天”
  

• 邮件的正文3大要素，一个不能少。称呼、正文和结尾问候。
  

• 邮件正文内容一定在收件人的角度，简单扼要的可以第一时间提取邮件的关键要素。切记废话堆砌找不到重点。
  

• 在做一些征询意见之类的群发邮件的时候不妨试一试outlook自带的投票功能，可以不需要每个回复邮件进行登记统计就能追踪到发起的问卷或投票的结果统计信息。
  

• 邮件回复的时候注意要把一些转发记录给删除，以免造成隐私泄露，慎重使用全部答复的功能！
  

• 要灵活使用邮件的自动回复功能，让同事在找不到你的时候知道你是什么情况。
  

二、日历和会议功能

• outlook会议邀请功能的四大要素：会议组织者，与会者，会议时间，会议资源。不过建议添加一个会议主题或议题，方便与会者了解会议的主要是要完成什么事情，自己是否需要做相关的准备。
  

• 作为一个会议的组织邀请者，需要关注的除了会议本身的主题内容之外还需要兼顾与会人的参会日程是否方便，必要参会人行程排期是否合适等要素。
  

• 在outlook会议要求功能中是可以通过会议调度助手来查看会议必要参与人的日常排期情况来选择合适的会议时间。同时可以采取线下+线上混合会议的方式帮助无法满足到场参加会议的同事通过电话语音的方式加入到会议的讨论当中。
  
• 如果有重复开的例会，也可以单独建立一个项目设置为周期性重复会议。
  

• 作为被要求参加会议的与会者，需要保持一个良好的职场答复习惯，在第一时间给到会议组织者自己一个确定的答复，可以是接受、拒绝或者是建议新时间参加。不要装作没有看见，实在非常不礼貌。
  

• 如果会议因为必要的会议资源发生变化，也是可以进行会议邀请更新的，同时，与会者也会接到相应的变更通知及全新的答复选择。并且同意之后相应的会议日历也会进行更新。
  

三、邮箱管理功能

• 邮箱联系人的管理，可以手动新建外部联系人加入通讯录，同时也可以为了项目场景的需要把公司内部联系与外部联系一起加入到一个联系人群组进行高效方便的消息或任务通知使用。
  
• 自己建立的联系人和联系人群组都可以直接分享发送给自己的联系人
  

• 邮件的分类可以用不同的标签来区别分类，帮助自己对邮件属性和重要度进行一个多维度的划分及整理。
  

• 当邮箱空间大小不足的情况，不要随便删除邮件，我们可以建立一个本都的PST邮箱文件，可以帮助大家保持WEB端的邮件空间一直充分，并且过往重要邮件且不丢失。本地的PST邮件文件建议存放在一个具有同步功能的文件夹中例如微云或onedrive中，这样自己所有的邮件又得到了完好的保存即备份。
  

• 创建规则可以帮助我们高效的处理一些垃圾邮件或复合特殊场景的邮件进行自动化归档，有效保持邮件收件箱的整洁清晰。
  

枫落吴江

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