Outlook与OneNote强强联合的5大用法

长焦摄王

日常办公中，对于工作内容我们都是使用邮件来进行交流，所以我们为了效率，在需要保存邮件内容时、接收同事发送的邮件时，我们习惯于将文件暂时保存在桌面上。

但，如果不及时整理，桌面就会被各种杂乱的文件铺满，再次查找、使用时就会非常不方便。

实际上，我们可以使用 OneNote 来协作 Outlook 进行重要邮件的记录，不再需要去狂敲键盘努力码字；不再需要一张张图片的逐个复制粘贴，极大地提高了工作生产力。

接下来我们一起来看看如何将 OneNote 与 Outlook 以及其他的 Office 应用强强联合来实现我们更紧密的集成。

01
将会议信息导入到 OneNote 中

我们平时不管是在 Teams 上还是在 Outlook 上安排会议后，我们都会在日历中看到会议计划，但是如果你想把这些会议的详细信息放到我们的 OneNote 中，该怎么做呢？需要新建笔记，然后在 Outlook 中将会议的内容复制过来么？

完全不需要这么麻烦，你只需要两步就可以轻松搞定。
1、在 OneNote 的“开始”选项卡中点击“会议详细信息”的下拉选项




2、单击任意一个事件，会议的全部信息以及日期、Outlook 事件的链接、邀请信息和参与者名单都会自动插入到你的笔记本中。





02
将 OneNote 笔记直接发送给同事

当我们把 Outlook 事件放入 OneNote 的笔记中后，我们可以在笔记上书写关于此次会议的会议笔记，撰写完成后，只需要单击“开始”选项中的“通过电子邮件发送”按钮。

你会发现，你所书写的这一页会议笔记中的所有内容（包括我们的会议信息和会议记录）就已经自动生成了电子邮件，并且在“收件人”字段中添加了所有的会议参与者。





03
把重要的电子邮件保存到 OneNote

对于很多重要的邮件内容，在办公过程中我们是需要重复去查看并执行的，但是很多时候，可能一天并不仅仅是只收到一封关于工作交付的邮件。

所以，如果将邮件内容放置到我们的笔记中将是一件非常有必要的事情，但是在 Outlook 和 OneNote 之间不停地复制粘贴也是一件耗费时间的事。

如果直接将 Outlook 中的邮件发送到 OneNote 中将会极大地方便我们的办公过程。

在 Outlook 中选择要发送的电子邮件，单击“开始”选项卡中的 “OneNote” 的图标，

这时会弹出一个提示，询问你希望将这封电子邮件插入到笔记本的哪个位置。最先出现的是最近挑选的笔记本，但你可以继续选择其他的笔记本。




单击确定以后，电子邮件将会插入到你的笔记本中的全新一页中，附件还会随你刚刚选择的电子邮件信息一起添加到 OneNote 中（包括发件人，收件人，发送日期等）。





04
将笔记事项标记为 Outlook 任务提醒

在 OneNote 中做笔记或者规划项目的时候，你可能会希望有一种方法能够帮助你管理日期期限并且能够记住待办事项列表中的事情。

那有没有这样灵活的方式存在呢？

其实我们可以在 OneNote 中创建 Outlook 任务来解决。

在 OneNote 的“开始”选项卡下，有一个 “ Outlook 任务” 按钮，可以帮我们轻松把 OneNote 中待办事项转换为 Outlook 的任务提醒：

在需要提醒的事情处，单击 “ Outlook 任务” 按钮，选择需要执行任务的时间段后，在会议内容前面会出现小红旗的标志，并且打开 Outlook 后，选择邮箱地址一栏，右侧随即出现了一排“任务”。

选择需要提醒的任务，在【提醒】一栏前打上勾，设置需要提醒的时间，也可以对该任务进行管理和标记，单击“保存并关闭”后，到时间点后，弹出窗中就会出现该任务的提醒。





05
为与会者创建共享的笔记页面

我们还可以在预定的 Outlook 会议中做笔记，在 Outlook 中，选择要记录笔记的会议，或者新建会议，然后在会议系列选项卡中选择“会议笔记”按钮。

在"会议笔记"对话框中，若要与他人共享会议笔记，可以选择与会议共享笔记；要只为自己做笔记，请选择"自己做笔记"。

比如说：我现在选择与会议共享笔记。
我们会发现在会议邀请中出现了一个会议笔记链接，也就意味着我新建的会议笔记已经保存在我的 SharePoint 中了，可以与会议中的参会人来共享。




实际上，OneNote 不仅可以与 Outlook 协同使用，还可以与 Excel 、 Word 、 PowerPoint 其他应用办公程序兼容，所以如果你在使用 OneNote 处理工作时，将它与其他的 Office 软件结合使用，将会让你事半功倍。