怎样优雅地使用Outlook？

孔春

“优雅”这个词，放到Outlook邮箱使用上，我觉得应该就漂亮地写邮件、高效地处理邮件。


一、如何写一封漂亮的邮件？
身为一名职场人，邮件不仅是我们的重要沟通工具，还代表了“我”这个个人品牌，是“我”的第二张脸。
邮件写得漂亮，不单单是指邮件内容简明扼要、方便理解，还包括了邮件的一些基本礼节。

1.命名规范：发件人名字、附件名字
发件人名字代表了电子邮件世界中的你，当对方收到一封来自“你”的邮件时，请让他第一时间就能把发件人和“你”对上号。
附件名字也是一个需要注意的地方。许多人在创建或修改文件的时候，经常采用默认文件名，这样的文件发送出去，会给对方带去不必要的麻烦。

2.邮件文字简明扼要：邮件标题、邮件正文
职场上，每天都会收到大量的邮件。一封封邮件查看，太耗费时间。一般是通过发件人和邮件标题，来初步筛选邮件。发件人名字确认好了，接下来就是重要的邮件标题。切记，邮件标题一定要明确，让对方一眼便能判别邮件的紧急度、重要性。
而邮件正文，在写的时候，也一定要记得提炼重点，表述条理清晰。职场人的时间都非常宝贵，阅读畅快的邮件正文，不仅节省了对方的时间，还大大方便了对正文的理解，有助于你们之间的沟通。


二、如何高效地处理邮件？
使用Outlook邮箱的过程中，可以修改几个简单的设置，来高效处理邮件。

1.添加邮件收发规则
不论收件箱、发件箱，还是自定义文件夹名称，都可以通过设置邮件收发规则，来归档邮件。

2.利用Outlook日历来管理时间
职场上的事情，尤其涉及到团体项目时，一般都会预先安排。使用Outlook日历后，可以把这些待办事项在邮件日历中标记出来，还可以设置提醒时间，以免耽误行程。

3.安装Outlook插件
好像大部分人都不太清楚Outlook插件，但经常使用Outlook邮箱的人应该了解一下。
针对Outlook邮箱空间不足、带附件邮件发送太慢、附件不好管理等问题，Outlook插件都能找到对应的解决方案。

①坚果云Outlook插件
坚果云Outlook插件通过解决邮件附件问题的方式，顺带解决了Outlook邮箱空间不足的问题。
安装坚果云Outlook插件后，可在Outlook主界面单击其图标，自行修改里面的设置。如下图：



默认情况下，大小超过5MB的附件，都会自动转化为坚果云分享链接。附件原件被保存在坚果云的“Outlook”文件夹内，坚果云客户端内输入附件名字就能找到。（此处，再次强调附件命名的重要性！！！）
因为附件都被存放到坚果云同步盘内，不占用邮箱，这就释放了邮箱空间。

②Lookeen
Lookeen是一款很强大的Outlook搜索插件。安装Lookeen后，可以在Outlook所有邮件、PST档案、公共文件夹等统一搜索。 自此你就再也不需要在不同文件夹之间来回切换再搜索。


Outlook邮箱其实还有其他许多设置，工作中不断发现这些高效、有用的操作，也是一大收获！各位，好运~

霍东觉

Outlook & MYN Pro + MYN方法论，让你成为效率极客！